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Les chartes et règlements

 Règlement intérieur de l’IMB

Article 1 - Le réseau informatique.

L’une des missions de l’I.M.B. est la gestion et le développement des moyens communs de la recherche. L’un de ces moyens est le réseau informatique. Pour mener à bien cette mission, l’I.M.B. dispose d’une commission et d’une cellule informatique.

  • a) La cellule informatique.

La cellule informatique est le groupe technique constitué par l’ensemble des personnels des laboratoires et de l’institut affectés à l’administration des systèmes et des réseaux informatiques. Elle est animée par le chargé de mission. La création d’une telle cellule officialise un mode de fonctionnement qui, tout en respectant l’appartenance de ses membres à leur entité respective, privilégie le travail en équipe, le partage des expériences et l’addition des compétences. Le but de cette création est double. Le premier est d’améliorer la gestion des moyens informatiques que l’I.M.B. met à la disposition de chacun de ses membres et de rendre plus efficace, par une meilleure organisation du travail, l’assistance informatique aux chercheurs. Le second est de disposer, face à des évolutions techniques rapides et à des besoins qui évoluent constamment, d’un centre de réflexion et de propositions sur les transformations nécessaires du réseau.

La cellule informatique se réunit régulièrement. A l’initiative du directeur de l’I.M.B., les propositions de la cellule sont présentées à la commission informatique et si nécessaire, examinées par le conseil de l’I.M.B.

Les tâches prioritaires de la cellule peuvent être décrites de la manière suivante :

  • 1. Administration système réseau.

Chaque ingénieur doit assurer l’administration sytème-réseau des ressources informatiques de son entité en assurant notamment :

La surveillance quotidienne de l’activité du réseau en général et de chaque serveur en particulier.

La vérification des sauvegardes, des espaces de données-utilisateur, de la disponibilité des services (dns, mail, web,...)

L’application des correctifs et recommandations de sécurité sur les systèmes.

Le suivi du parc informatique et des utilisateurs (mises à jour des bases de données de l’I.M.B.).

  • 2. Assistance aux utilisateurs.

Chaque jour, un ingénieur assure un service d’accueil pour l’ensemble des membres de l’institut. Il est à l’écoute de toutes les questions concernant les problèmes informatiques. C’est à lui qu’il faut s’adresser. La cellule informatique s’efforce d’assurer rapidement les dépannages individuels. Le mode de fonctionnement de ce service d’assistance (numéro de téléphone, mél, ingénieur de garde, horaires,..) est décrit sur la page d’accueil de l’I.M.B.

  • 3. Achat et installation de nouveaux matériels.

Tout achat de nouveau matériel doit être présenté à la cellule informatique qui donne un avis technique. Tout plan d’équipement important doit être également présenté à la cellule qui donne ses recommandations à la commission informatique au sein de laquelle le plan est examiné. Les nouveaux équipements doivent en particulier :

Etre achetés dans le respect des procédures de marché.

S’intégrer au mieux à l’existant ( occupation de place, utilisation de la climatisation ).

Bénéficier d’un suivi/maintenance performant.

Pouvoir être maintenu par plusieurs ingénieurs afin d’en garantir la disponibilité.

Dans la recherche d’un équipement le mieux adapté, la cellule assiste les enseignants- chercheurs par :

La réalisation de benchmarks.

La recherche de technologies récentes.

Par ailleurs c’est la cellule qui assure l’installation, le suivi et la maintenance de ce matériel.

  • 4. Veille technologique. Pour lui permettre de maintenir son niveau de compétence et assurer sa capacité d’intervention, il est important que chaque ingénieur dispose de temps pour effectuer de la veille technologique. Un certain nombre de tâches sont en outre affectées à la cellule informatique telles que l’assistance informatique à l’U.F.R. et à la B.M.I. Avec cette dernière cette assistance est précisée par une convention.
  • b) La commission informatique.

La commission informatique est constituée des membres du comité de direction de l’I.M.B., (le directeur de la fédération et les directeurs des unités constituantes), des membres de la cellule informatique, du chargé de mission à l’informatique et d’un membre de chacune des unités de la FR, désigné par le directeur de cette unité. Elle se réunit à l’initiative du directeur de la fédération. La commission, sous la responsabilité du chargé de mission, assure la prospective et la gestion des moyens informatiques communs. Tout plan d’équipement important est présenté à cette commission, au préalable informée de l’avis de la cellule.

Article 2 - Conseil de la fédération.

  • a)Elections.

Conformément à ses statuts, le conseil de le fédération est composé de vingt membres dont dix membres élus, (trois chercheurs ou enseignants-chercheurs collège A, trois chercheurs ou enseignants-chercheurs collège B, deux représentants doctorants, deux personnels ITA). La durée du mandat des membres de ce conseil est de quatre ans. Les élections ont lieu par collège ou sous-collège au suffrage direct et au scrutin plurinominal à deux tours.

Sont électeurs :

Les personnels affectés sur un poste permanent, membres ou membres associés de la fédération.

Les doctorants en Mathématique, membres de l’une des entités de la fédération.

Les personnels non permanents de la fédération, sous réserve d’une ancienneté minimale d’un an.

Les électeurs sont répartis en les collèges ou sous-collèges suivants :

Chercheurs et enseignants-chercheurs de rang A.

Chercheurs et enseignants-chercheurs de rang B.

Doctorants.

ITA.

Les candidatures doivent être déposées au secrétariat de l’I.M.B. au moins trois jours avant le début du scrutin. Sont élus au premier tour, les candidats ayant obtenu un nombre de suffrages supérieur à la majorité des votants. Sont élus au second tour, les candidats ayant obtenu le plus de suffrages. En cas d’égalité, est déclaré élu, le candidat le plus âgé. Est déclaré non valide, tout bulletin contenant plus de noms que de postes à pourvoir ou le nom d’une personne qui ne s’est pas portée candidate. Lorsqu’un membre élu perd la qualité au titre de laquelle il a été élu, ou que son siège devient vacant pour tout autre raison, il est procédé à une nouvelle élection pour pourvoir ce siège dans un délai de six mois, si toutefois la durée du mandat attachée au siège dépasse six mois.

  • b)Mode de fonctionnement.

Les convocations doivent être faites au moins une semaine à l’avance. Le directeur peut inviter les personnalités de son choix avec voix consultative. Les procurations sont admises au sein d’un même collège avec un maximum de deux par mandataire. Un quorum de quarante pour cent des membres en fonction du conseil est institué.

Article 3 - Membres associés de l’I.M.B.

Sont membres de la fédération les chercheurs, enseignants-chercheurs, doctorants et les personnels d’assistance à la recherche, membres des entités qui composent la fédération. Sont membres associés les autres enseignants-chercheurs en Mathématique de l’Université Bordeaux I.

Article 4 - Chargés de mission.

Le directeur de la fédération peut nommer un ou plusieurs chargés de mission qui travailleront sous sa responsabilité.

 Charte de l’utilisateur du réseau de l’IMB

Les utilisateurs se doivent de respecter la Charte pour l’usage de ressources informatiques du CNRS, ainsi que la charte informatique acceptée lors de l’activation du compte sur le site web de l’Université Bordeaux 1. Selon le cas il s’agit de la Charte destinée aux personnels ou de la Charte destinée aux étudiants.

Nous attirons particulièrement votre attention sur ce qui suit. (Les recommandations présentées ci-dessous ne constituent pas une liste exhaustive mais seulement un ensemble d’informations concrètes.)


Quelques extraits significatifs de la Charte de l’Université Bordeaux 1 :

Section I.1 Utilisation professionnelle / privée

Les systèmes d’information (messagerie, internet ...) sont des outils de travail ouverts à des usages professionnels administratifs et pédagogiques.
...
L’utilisation résiduelle du système d’information à titre privé doit être non lucrative et raisonnable, tant dans sa fréquence que dans sa durée.
...
Toute information est réputée professionnelle à l’exclusion des données explicitement désignées par l’utilisateur comme relevant de sa vie privée. Ainsi, il appartient à l’utilisateur de procéder au stockage de ses données à caractère privé dans un espace de données prévu explicitement à cet effet ou en mentionnant le caractère privé sur la ressource.

La sauvegarde régulière des données à caractère privé incombera à l’utilisateur.
Lors de son départ définitif du service ou de l’établissement, il lui appartient de détruire son espace de données à caractère privé, la responsabilité de l’administration ne pouvant être engagée quant à la conservation de cet espace.
Les mesures de conservation des données professionnelles sont définies avec le responsable désigné au sein de l’institution.

Section III.3 Téléchargements

Tout téléchargement de fichiers, notamment de sons ou d’images, sur Internet doit s’effectuer dans le respect des droits de la propriété intellectuelle tels que définis à l’article VI.
L’institution se réserve le droit de limiter le téléchargement de certains fichiers pouvant se révéler volumineux ou présenter un risque pour la sécurité des systèmes d’information (virus susceptibles d’altérer le bon fonctionnement du système d’information de l’institution, codes malveillants, programmes espions ...).

Article IV. Traçabilité

L’institution est dans l’obligation légale de mettre en place un système de journalisation des accès Internet, de la messagerie et des données échangées.

Article V. Respect de la propriété intellectuelle

L’institution rappelle que l’utilisation des ressources informatiques implique le respect de ses droits de propriété intellectuelle ainsi que ceux de ses partenaires et plus généralement, de tous tiers titulaires de tels droits.
En conséquence, chaque utilisateur doit :

  • utiliser les logiciels dans les conditions des licences souscrites ;
  • ne pas reproduire, copier, diffuser, modifier ou utiliser les logiciels, bases de données, pages, web, textes, images, photographies ou autres créations protégées par le droit d’auteur ou un droit privatif, sans avoir obtenu préalablement l’autorisation des titulaires de ces droits.

Quelques extraits significatifs de la Charte du CNRS :

  • §3.1 [L’agent] ne doit pas transporter sans protection (telle qu’un chiffrement) des données sensibles sur des supports non fiabilisés tels que ordinateurs portables, clés USB, disques externes, etc
  • §3.2 Toute information est professionnelle à l’exclusion des données explicitement désignées par l’utilisateur comme relevant de sa vie privée. Ainsi, il appartient à l’utilisateur de procéder au stockage éventuel de ses données à caractère privé dans des répertoires explicitement prévus à cet effet et intitulés « privé ». La protection et la sauvegarde régulière des données de ces dossiers incombent à l’utilisateur, la responsabilité de l’entité ne pouvant être engagée quant à la conservation de cet espace.
  • §7.2 Messagerie électronique
    • Tout message sera réputé professionnel sauf s’il comporte une mention particulière et explicitée dans son objet indiquant son caractère privé ou s’il est stocké dans un espace privé de données.
    • La transmission de données classifiées est interdite sauf dispositif spécifique agréé et la transmission de données dites sensibles doit être évitée ou effectuée sous forme chiffrée.
  • §8. Analyse et contrôle de l’utilisation des ressources Pour des nécessités de maintenance et de gestion technique, de contrôle à des fins statistiques, de traçabilité, d’optimisation, de sécurité ou de détection des abus, l’utilisation des ressources informatiques et des services internet, ainsi que les échanges via le réseau peuvent être analysés et contrôlés dans le respect de le législation applicable et notamment de la loi sur l’informatique et des libertés. L’utilisateur dont le poste fait l’objet d’une maintenance à distance doit être préalablement informé.

 Distribution et installation de logiciels

RESPECT DE LA LEGISLATION : Les utilisateurs et chefs d’équipe doivent vérifier que les logiciels installés sur leurs ordinateurs respectent la législation concernant le droit d’auteur en particulier les droits de copie et d’installation définis par les licences.

L’IMB ne cautionne pas l’installation de tout logiciel « piraté » et décline toute responsabilité concernant l’installation illicite de tels logiciels par les utilisateurs.

Les logiciels installés par la Cellule Informatique de l’IMB sont commandés systématiquement sauf si l’équipe justifie l’achat de la licence.

Les logiciels installés sur vos ordinateurs, mais non facturés sont :

  • Les logiciels gratuits comme Acrobat Reader (pour lire les fichiers au format pdf. La version Acrobat qui permet d’écrire est payante et peut être commandée via la Cellule Informatique)
  • Les logiciels en licence libre (GNU) comme Mozilla : son navigateur Firefox, et sa messagerie, Thunderbird qui sont les successeurs de Netscape et Eudora.

Remarque : Les logiciels libres et gratuits peuvent avantageusement remplacer les logiciels payants car ils ont bien souvent des fonctionnalités comparables :

  • Mozilla : son navigateur Firefox, et sa messagerie Thunderbird, ou l’application complète Seamonkey
  • OpenOffice.org (Outils bureautiques gratuits comparables à Microsoft Office)
  • The Gimp (GIMP est l’acronyme de GNU Image Manipulation Program. Il s’agit d’un logiciel libre, en licence GPL, de retouche et de création d’images numériques.)
  • les logiciels scientifiques Scilab, Visit, Paraview, remplacent souvent les Matlab, Tecplot... cf Logiciels de calcul scientifique
  • plusieurs distributions de Linux (Fedora, Mandriva, Debian, ...)
  • les logiciels recommandés par l’AFUL : Association Francophone des Utilisateurs de Linux et des Logiciels Libres
  • etc. une liste des Applicatifs disponibles est disponible sur le site de la cellule

Par libre on n’entend pas seulement gratuit. Un logiciel libre est un logiciel dont le code source est disponible, qui peut être copié, réutilisé et modifié à condition que le code modifié soit lui aussi libre. C’est ainsi que des projets communautaires voient le jour, et que des logiciels comme Mozilla , OpenOffice.org ou The Gimp deviennent des incontournables. Outre leur gratuité, leur robustesse et leur puissance, l’intérêt majeur de ces logiciels est l’ouverture de leur code et leur RESPECT DE STANDARDS OUVERTS. Ainsi, tout utilisateur de logiciel libre sait comment sont formatées les données gérées par le logiciel. Il est capable de les manipuler librement et peut à tout moment les convertir en un tout autre format. Bref, il est libre. Libre voulant dire ici indépendant : la pérennité de la base contenant ses données est assurée indépendamment du bon vouloir ou de la destinée d’un éditeur (et pour cause, il n’y a pas d’éditeur...).

« En utilisant ces logiciels, comme nombre d’entreprises et d’administrations, et comme bien des grands ministères (intérieur, finances, éducation nationale, ...), les citoyens de notre pays pourront tout à la fois disposer légalement d’excellentes ressources logicielles, apprendre à respecter le droit d’auteur, et cesser de léser les grands éditeurs de logiciels en utilisant sans autorisation les marques qu’il leur coûte si cher de promouvoir. » (cf. AFUL)

 Acquisition, installation, maintenance d’un matériel à l’IMB

Tout matériel informatique est classé dans l’une de ces catégories :

  • a. Poste fixe de bureau chercheur/étudiant : un poste non mobile, associé à un bureau et une prise réseau déterminée.
  • b. Serveur ou matériel spécifique dédié à la recherche ou aux services généraux.
  • c. Poste itinérant dédié à la recherche : un poste mobile (ordinateur portable), susceptible de sortir de l’enceinte de l’IMB.
  • d. Autres.

L’achat du matériel concerné devra être présenté et discuté au sein de la cellule. Ceci permettra :

  • d’acheter dans le respect des procédures de marchés
  • d’harmoniser les acquisitions en fonction des crédits des laboratoires
  • de s’assurer de la compatibilité des systèmes d’exploitations et applications nécessaires à la recherche
  • d’assurer une maintenance matérielle et logicielle tout le long de la durée de vie du matériel
  • de respecter les règles de sécurité informatique internes à l’IMB

La maintenance du matériel (remplacement de pièces défectueuses) sera assurée dans le cadre d’une garantie constructeur de 3 ans minimum. Afin d’aider au choix d’acquisition de matériel, une liste de matériels et de systèmes d’exploitation est proposée par la Cellule Informatique.

La cellule informatique garantit un service d’installation, de suivi et de maintenance sur les catégories mutualisées (a) et (b). Elle fournit une assistance à l’installation et la configuration du poste mobile (c) avec pour objectif de favoriser l’autonomie de l’utilisateur sur son poste de travail.

Voici quelques précisions sur les quatre catégories :

(A) Poste fixe de bureau Un poste fixe de bureau est générique et défini matériellement et logiciellement (CPU, écran, OS, logiciels), la cellule informatique propose des configurations précises adaptées aux différents besoins des utilisateurs. Ces postes sont prioritaires dans la maintenance informatique. Ils sont prédéfinis en terme d’architecture, dans le but de leur donner une très bonne tolérance de panne.

(B) Serveur ou matériel spécifique Les serveurs sont acquis dans le cadre de la politique globale de l’IMB afin de :

  • s’intégrer au mieux dans l’existant et de bénéficier d’un suivi/maintenance performant,
  • pouvoir être maintenus par plusieurs ingénieurs de la cellule afin d’en garantir la haute disponibilité,
  • prendre en compte les aspects d’intégration : occupation de place (baie de rack), tableaux électriques, climatisation.

La cellule propose d’étudier les demandes dans un souci de performance pour une activité de recherche : réalisation et évaluation de benchmarks, veille technologique effectuée par les ingénieurs.

(C) Poste itinérant Un poste itinérant est un poste pouvant sortir physiquement du laboratoire ou de l’institut avec accord du directeur. Pour des raisons de sécurité, il n’est pas considéré comme étant partie intégrante du réseau du laboratoire ; en conséquence, les accès aux ressources de l’IMB se feront par des accès Extranet fortement authentifiés et chiffrés. Avant l’achat, le matériel doit être présenté à la cellule afin qu’elle puisse ensuite en assurer la maintenance.

La cellule informatique fournit une assistance à l’installation et la configuration du poste mobile avec pour objectif de favoriser l’autonomie de l’utilisateur sur son poste de travail, notamment via des pages Web décrivant les installations types, et en animant des listes de diffusions locales consacrées aux différents systèmes d’exploitation.

Elle propose aussi un support technique matériel et logiciel sur ces appareils en cas de panne ou dysfonctionnement, dans les cadre de leur usage professionnel. La récupération éventuelle des données personnelles des postes mobiles est effectuée sur la base des sauvegardes réalisées par l’utilisateur.

L’intervention sur les postes itinérants n’est pas prioritaire et limitée aux actions suivantes :

  • pour les portables sous garantie : la cellule contacte le fournisseur chargé de la réparation sous garantie, et assure le suivi de l’intervention.
  • pour les portables hors garantie : la cellule contacte une entreprise pour établir un devis de réparation qui sera pris en charge par les budgets “ordinateurs portables” des équipes (le budget commun du laboratoire étant affecté aux moyens informatiques communs)

(D) Autres Les autres matériels sont ceux qui n’entrent dans aucune des trois premières catégories : soit des postes personnels et/ou itinérants non entièrement dédiés à la recherche, soit des postes de personnels invités, soit des postes localisés hors de l’IMB.

La cellule ne propose une maintenance du matériel que dans le cas où ce matériel a été acquis sur des budgets du laboratoire ou de l’institut et uniquement dans le cadre de la garantie constructeur. L’assistance technique matériel et logiciel n’est assurée que dans le cadre de l’usage professionnel, dans les limites de disponibilité des ingénieurs. La cellule ne prend aucun engagement de délai ou de résultat.

L’intervention sur ces autres matériels est anti-prioritaire.

Note : Des demandes spécifiques peuvent être demandées à un ingénieur en particulier. Dans ce cas, la demande est traitée en dehors du cadre de la cellule informatique et n’engage que l’ingénieur concerné en terme de résultat, de délai, etc.